Las empresas afrontan nuevos requisitos sobre información y control del tiempo de trabajo, en un contexto de mayor exigencia sobre la jornada laboral y el registro horario.
El registro horario de los trabajadores vuelve a situarse en el centro de la actualidad laboral en España. Las empresas deben prestar especial atención a cómo documentan la jornada, los horarios y las condiciones de trabajo de sus plantillas, mientras la normativa incorpora nuevas exigencias de transparencia.
El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, publicado en el Boletín Oficial del Estado el 15 de septiembre, transpone al ordenamiento español la Directiva europea sobre condiciones laborales transparentes y previsibles. La norma entrará en vigor el 5 de octubre de 2026.
¿Qué cambia para las empresas con el nuevo registro horario?
Una de las claves está en que las personas trabajadoras deben disponer de información clara sobre las condiciones de su relación laboral.
La nueva regulación establece que la información relativa al tiempo de trabajo debe incluir la duración y distribución de la jornada ordinaria, tanto diaria como semanal y anual. También deben quedar identificados los procedimientos aplicables cuando se modifique la duración o distribución de la jornada o cuando existan cambios de turno.
Además, cuando exista distribución irregular de la jornada, deben quedar definidos los criterios para determinar cuándo puede exigirse la prestación de servicios y los períodos de preaviso aplicables.
El registro de entrada y salida sigue siendo obligatorio
El cambio normativo no elimina la obligación que ya tienen las empresas de llevar un registro diario de jornada.
El registro debe reflejar, como mínimo, el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador. Esta obligación ya está incorporada a la normativa laboral española y aparece también recogida en diferentes convenios colectivos publicados durante 2026.
Los sistemas de control deben permitir que la información sea fiable y pueda ser consultada cuando corresponda. Determinados convenios publicados este año establecen además requisitos de objetividad, trazabilidad, accesibilidad e imposibilidad de manipulación de los registros.
¿Las empresas tendrán que cambiar su sistema de fichaje?
No necesariamente todas tendrán que cambiar de sistema, pero sí deberán comprobar que el método utilizado permite cumplir con las obligaciones legales y con las condiciones que resulten aplicables a su actividad y convenio colectivo.
El registro puede realizarse mediante herramientas digitales y, en determinados supuestos excepcionales, algunos convenios contemplan incluso sistemas manuales en papel. Lo importante es que el registro recoja correctamente la jornada y pueda acreditar cuándo comienza y termina el trabajo.
¿Qué información debe conocer el trabajador?
La nueva regulación refuerza la información que debe recibir la persona trabajadora sobre sus condiciones laborales.
En materia de jornada, deben comunicarse aspectos como:
- La duración de la jornada diaria, semanal y anual.
- La distribución de los horarios.
- Los turnos, cuando existan.
- Los procedimientos para modificar horarios y jornadas.
- Las condiciones relacionadas con las horas extraordinarias.
- Los sistemas de distribución irregular de la jornada, cuando se utilicen.
¿Y qué ocurre con las horas extra?
El registro horario resulta especialmente importante para controlar las horas realizadas por encima de la jornada ordinaria.
La documentación de la jornada permite comprobar el tiempo efectivamente trabajado y detectar posibles excesos de jornada. Además, determinados convenios publicados en 2026 establecen expresamente que las horas extraordinarias deben quedar diferenciadas y regulan su autorización y compensación.
Las empresas deben conservar los registros
La conservación de los registros constituye otro elemento fundamental del control horario. La normativa y los convenios aplicables pueden establecer obligaciones específicas sobre conservación y disponibilidad de estos datos.
En distintas regulaciones publicadas en 2026 se recoge la obligación de conservar los registros durante cuatro años, manteniéndolos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo cuando corresponda.
¿Afecta a las pequeñas empresas y autónomos con trabajadores?
Sí. La obligación de registrar la jornada no se limita a las grandes compañías. Las empresas con trabajadores deben revisar que su sistema de control horario se ajusta a la normativa laboral y al convenio colectivo que resulte aplicable.
Para las pequeñas empresas, uno de los aspectos más importantes será disponer de un sistema sencillo que permita registrar correctamente la jornada y conservar la información.
¿Qué deben hacer ahora las empresas?
Ante los cambios normativos, las empresas deberían revisar especialmente:
1. El sistema de fichaje.
Comprobar que registra correctamente las entradas y salidas.
2. Los horarios de la plantilla.
Verificar que la información facilitada a los trabajadores coincide con la organización real de la jornada.
3. Los turnos.
Revisar los procedimientos utilizados para comunicar cambios.
4. Las horas extraordinarias.
Comprobar que quedan correctamente identificadas y documentadas.
5. La conservación de los registros.
Garantizar que los datos pueden mantenerse y ponerse a disposición de quien tenga derecho a consultarlos.
6. La información contractual.
Revisar que los contratos y la información entregada a los trabajadores reflejan las condiciones de jornada exigidas por la nueva regulación.
Registro horario en Galicia: qué deben tener en cuenta las empresas
En Galicia, las empresas deberán aplicar la normativa estatal y, al mismo tiempo, comprobar las condiciones específicas establecidas por el convenio colectivo correspondiente a cada actividad.
Esto afecta especialmente a sectores con turnos, jornadas partidas, trabajo nocturno, actividad comercial, hostelería, transporte, seguridad o trabajos con horarios variables.
Por ello, no existe un único sistema de registro horario válido para todas las empresas: las condiciones concretas pueden depender de la actividad, del convenio y de la organización de cada centro de trabajo.
Una cuestión que las empresas deben vigilar
El registro horario deja de ser simplemente un sistema para «fichar». Se convierte en una herramienta para acreditar cuándo se trabaja, cuánto se trabaja y cómo se distribuye la jornada.
Con la entrada en vigor del Real Decreto 723/2026 el 5 de octubre, las empresas deberán tener especialmente presentes las nuevas obligaciones de información sobre jornada y distribución del tiempo de trabajo.
